Agente AI per notai: segreteria, appuntamenti e documenti gestiti in chat

Non un chatbot, una Squadra AI. agentemIA installa una squadra di 5 agenti AI specializzati (Sofia, Daniel, Lucia, Pablo, Elena) che qualificano i contatti, rispondono, gestiscono prenotazioni e appuntamenti, vendono e fanno escalation a Lei solo quando serve — e ogni notte si perfezionano sulle conversazioni reali.

Il centralino dello studio notarile è sempre intasato

Lo studio notarile riceve ogni giorno decine di richieste che si assomigliano: quanto costa un atto di compravendita, quali documenti servono per un mutuo, quanto tempo ci vuole per una successione, quando è possibile fissare il rogito. Sono domande legittime, ma ognuna porta via tempo alla segreteria e spesso arriva fuori orario, quando lo studio è chiuso e il cliente passa al notaio successivo.

L'agente AI di agentemIA risponde a queste richieste direttamente nella chat del sito dello studio, 24 ore su 24. Gestisce la prima accoglienza, raccoglie le informazioni utili, fissa gli appuntamenti e instrada le pratiche complesse alla persona giusta dello studio. Non dà consulenza notarile e non si sostituisce al notaio: si occupa della segreteria, degli appuntamenti, dei documenti e dei preventivi di massima sugli atti.

Cosa fa l'assistente AI per lo studio notarile

Richieste di preventivo per atti

Compravendita, mutuo, donazione, successione, costituzione di società. Per ogni tipologia di atto l'agente raccoglie i dati essenziali — valore dell'immobile, presenza di mutuo, numero di parti coinvolte, regime patrimoniale — e fornisce un preventivo di massima basato sui parametri che lo studio ha definito. Quando la pratica richiede una valutazione specifica, l'agente lo dice chiaramente e passa la richiesta al notaio o alla segreteria.

Raccolta documenti

Per ogni atto serve una lista precisa di documenti: visura catastale, atto di provenienza, certificato di destinazione urbanistica, documenti di identità, codici fiscali, dati del mutuo. L'agente comunica al cliente l'elenco esatto in base al tipo di atto, raccoglie i file che il cliente invia in chat e li ordina nella pratica, così che lo studio trovi tutto già organizzato prima dell'appuntamento.

Appuntamenti e fissazione del rogito

L'agente propone le date disponibili per il primo incontro e per il rogito, conferma l'appuntamento e invia i promemoria. Riduce le mancate presentazioni e libera la segreteria dalle telefonate di conferma.

Domande ricorrenti su costi e tempi

Tempi medi per una successione, costi indicativi di una compravendita, differenza tra atto e voltura, modalità di pagamento delle imposte. L'agente risponde sulla base delle informazioni fornite dallo studio, senza inventare nulla: se una domanda esce dal perimetro, lo dichiara e smista a una persona.

Tre scenari concreti

Compravendita con mutuo, richiesta serale

Un acquirente scrive alle 21:30: "Devo comprare casa con mutuo, quanto costa il notaio?". L'agente chiede valore dell'immobile, banca e importo del mutuo, se è prima casa, e fornisce un preventivo di massima distinguendo atto di compravendita e atto di mutuo. Invia poi l'elenco dei documenti da preparare e propone tre date per il primo incontro. La mattina dopo la segreteria trova la pratica già impostata.

Successione con eredi all'estero

Una figlia scrive da Londra in inglese per la successione del padre. L'agente risponde nella sua lingua tra le 110 disponibili, raccoglie i dati degli eredi e dei beni, indica i documenti necessari per la dichiarazione di successione e spiega i tempi indicativi. Quando emerge una questione su un immobile cointestato all'estero, l'agente riconosce il limite, lo dichiara e fissa una chiamata con il notaio.

Smistamento delle richieste in arrivo

Tra le decine di messaggi del giorno, l'agente separa chi vuole solo un'informazione generica, chi ha una pratica pronta da avviare e chi cerca un appuntamento urgente. Ogni conversazione arriva alla segreteria già etichettata per tipo di atto e priorità, senza che nessuno debba scremare manualmente la chat.

Sicurezza, lingue e affidabilità

I dati dei clienti sono ospitati nell'Unione Europea, nel pieno rispetto del GDPR, con Data Processing Agreement firmato. L'agente parla 110 lingue native, utile per clienti stranieri che acquistano immobili in Italia o per successioni con eredi all'estero. Risponde in tempo reale e conosce i propri limiti: se non sa rispondere lo dice e passa a una persona dello studio. Prima della messa in produzione l'agente viene sottoposto a uno stress-test su scenari critici, per garantire che gestisca correttamente anche i casi ambigui.

Come si parte

L'agente è operativo in pochi giorni e parte da 49 euro al mese con piano annuale. Si comincia con un audit gratuito di 30 minuti in cui analizziamo il flusso di richieste del Suo studio, le tipologie di atto più frequenti e le domande che oggi tolgono più tempo alla segreteria. Da lì costruiamo l'agente sui Suoi parametri, lo testiamo e lo installiamo sul Suo sito.

Non solo risposte: cosa fa la Squadra AI